Adjoint.e exécutif.ve - Executive Assistant

English will follow

RÔLE 

Nous cherchons un.e adjoint.e exécutif.ve qui agira comme véritable bras droit, mettant en place les conditions nécessaires au succès de Sid Lee et/ou ses filiales ou compagnies soeurs.

Nous recherchons un.e candidat.e qui fera preuve d'autonomie dans la gestion de ses responsabilités, tout en étant flexible pour s'adapter aux changements rapides de notre environnement. La discrétion et le professionnalisme sont primordiaux dans ce rôle, car il implique de traiter des informations confidentielles et personnelles. 

Capable de jongler avec plusieurs tâches simultanément, il.elle a aussi des habiletés interpersonnelles. De plus, la personne recherchée est  énergique et a une attitude positive, tout en faisant preuve d’empathie et de diplomatie.

RESPONSABILITÉS

• Gérer les agendas, le courrier, les courriels et les appels;
• Organiser la logistique des réunions et prendre les minutes au besoin;
• Coordonner tous les préparatifs de voyage ainsi que les rencontres tenues à l'extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
• Gérer et faire le suivi de différentes demandes ou dossiers;
• Traiter des documents confidentiels;
• Traiter des feuilles de temps et comptes de dépenses;
• Faire la conception et la mise en page de divers documents et présentations;
• Assurer le paiement de factures; 
• Toutes autres tâches connexes.

REQUIS

• Expérience de 5 ans dans un poste similaire;
• DEC en techniques de bureautique, ou expérience équivalente.
• Excellente capacité organisationnelle;
• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (Collaborateurs et clients à l'échelle internationale).

ROLE 

We are looking for an executive assistant to act as a true right-hand person, setting up the necessary conditions for the success of Sid Lee and/or its affiliates or sister companies.

We are seeking a candidate who demonstrates autonomy in managing responsibilities while being flexible to adapt to rapid changes in our environment. Discretion and professionalism are paramount in this role, as it involves handling confidential and personal information.

Capable of juggling multiple tasks simultaneously, they also possess strong interpersonal skills. Additionally, the ideal candidate is energetic with a positive attitude, while also demonstrating empathy and diplomacy.

RESPONSIBILITIES

• Managing schedules, mail, emails, and calls
• Organizing meeting logistics and taking minutes as needed
• Coordinating all travel arrangements and off-site meetings (itineraries, flights, hotels, vehicles, etc.)
• Managing and following up on various requests or files
• Handling confidential documents
• Processing timesheets and expense accounts
• Designing and formatting various documents and presentations
• Ensuring payment of invoices
• Any other related tasks.

REQUIREMENTS

• 5 years of experience in a similar position
• DEC in office technology, or equivalent experience
• Excellent organizational skills
• Fluent in French and English, both verbal and written (International collaborators and customers).

Fière de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, on s’engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Tous les candidates et candidats qualifiés sont pris en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran. 
Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles à postuler nos emplois.Proud to be an equal opportunity employer, we are committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, genetics, disability, age or veteran status.
We encourage women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

#LI-Hybrid