Asistente Administrativa

Job Description

Veracruz, Veracruz

Nivel de Educación

Lic. en Administración o carrera afín.

Años de experiencia

Mínimo 1 año de experiencia como Asistente.

Resumen

Apoyar en labores Administrativas de la Gerencia General con la finalidad de eficientar tiempos, facilitar la búsqueda de información y suministrar los artículos y/o servicios requeridos.

Responsabilidades

1. Llevar el control de la agenda de la Gerencia (agendar compromisos, juntas y proyectos) mediante el calendario de Outlook, para garantizar que las reuniones se lleven a cabo en tiempo y forma.

2. Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la Gerencia; para que estas sean atendidas por las personas indicadas y puedan resolver asuntos relacionados con la compañía.

3. Apoyar en la logística de eventos institucionales, de acuerdo con los requerimientos de la Gerencia o las áreas que soliciten el apoyo, con el fin de realizar eventos de acuerdo con lineamientos de la Organización.

4. Apoyar a generar solicitudes de viaje para todo aquel personal que no cuenta con tarjeta Corporativa, mediante el contacto directo con la agencia de viajes; con el objetivo concentrar toda la información de estos para hacerla llegar de manera oportuna al Analista de Gastos de Viaje en la planta de Nava.

5. Realizar solicitudes de pedido en SAP y en Ariba de acuerdo con los requerimientos que surjan en el departamento, con el fin de contar con pedidos fincados para productos y/o servicios.

6. Dar entrada en sistema a facturas de diversos proveedores, de acuerdo con los servicios y/o productos que se hayan solicitado, para que estas se programen a pago en tiempo y forma.

7. Generar reportes relativos a producción, y a lo que Gerencia solicite; mediante la información proporcionada por las diferentes áreas, con el objetivo de presentar información veraz y oportuna.

8. Atender visitas de índole laboral, dirigiéndolas al área respectiva con el fin de que sea atendido su asunto a tratar respecto a la compañía.

9. Recibir y canalizar la correspondencia recibida al área que corresponda, así como generar guías de paquetería que soliciten las diferentes áreas para realizar envíos tanto de documentación como equipos y/o refacciones, con el fin de garantizar la entrega al destino enviado. 10.Realizar reportes y/o minutas y respectivo seguimiento de las actividades resultantes de reuniones y eventos.

11.Participar en eventos de cultura, seguridad y medio ambiente, responsabilidad social que aplican a su puesto.

Location
Veracruz Brewery

Additional Locations

Job Type
Full time

Job Area
Administrative Support

Equal Opportunity

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