Coordonnateur(trice) de bureau et assistant(e) exécutif(ive) / Office Coordinator and Administrative Assistant

Job Summary:

DESCRIPTION DE POSTE - Coordonnatrice de bureau et assistante exécutive

Emplacement : 2505 Laurier Blvd Bureau 300, Québec, QC, Canada

Division : Ticketmaster Canada

Cadre hiérarchique : VP, Développement logiciel

Modalités du contrat : Permanent, 37,5 heures par semaine

L’ÉQUIPE

Fière division de Live Nation Entertainment, Ticketmaster a changé la façon dont le monde communique avec ses artistes, équipes et spectacles préférés, et nous continuons à façonner l’innovation chaque jour.

L’EMPLOI

Ticketmaster est à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) de bureau et administration passionné(e) pour le bureau de Québec. Dans ce rôle, vous serez en contact avec l’industrie, les événements du secteur et, surtout, avec nos collaborateurs. Principalement en soutien au vice-président du développement logiciel et aux responsables hiérarchiques, ce rôle sera axé sur la gestion des besoins du bureau.

VOS TÂCHES

• Les tâches de gestion de bureau comprennent, sans s’y limiter :

• Repenser notre environnement de travail en passant d’un environnement de travail entièrement à distance à un modèle hybride.

• Collaborer avec les employés pour créer un environnement de travail attrayant.

• Maintenir un environnement de bureau organisé tout en fournissant des rafraîchissements, des collations, des services de traiteur, des fournitures et des articles divers à une cadence régulière, et ponctuellement, selon les besoins.

• Coordonner avec l’équipe de gestion du bâtiment en ce qui concerne toutes les infrastructures, les réparations, si nécessaire, la climatisation, le stationnement et la sécurité.

• Commander les stocks, fournitures de bureau, EPI, fournitures de cuisine, etc.

• Gérez la santé et la sécurité des bureaux locaux, tout en bénéficiant du soutien à distance des ressources humaines.

• Rédiger des communications internes engageantes pour informer le personnel des événements et des opportunités à venir.

• Organiser et exécuter les événements réguliers du bureau, les activités de renforcement de l’esprit d’équipe et les conférences des clients ou du secteur, selon les besoins.

• Les tâches de l’assistant(e) de direction comprennent, sans s’y limiter :

• Fournir un soutien au vice-président pour les suivis, la planification, le budget et les changements organisationnels.

• Soutenir plusieurs dirigeants en réservant et en coordonnant les déplacements et en soumettant des rapports de dépenses.

• Traiter des informations sensibles avec discrétion et empathie.

• Autres responsabilités, selon les besoins

• Gérer les factures reçues de nos fournisseurs et entreprises.

• Recevoir et traiter le courrier.

CONNAISSANCES (ou COMPÉTENCES TECHNIQUES)

• Anglais parlé et écrit requis.

• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif relevant directement de la direction.

• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale en français et en anglais.

• Maîtrise de l’ensemble du progiciel Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) et d’autres outils de productivité bureautique, avec une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.

• Solides compétences en gestion du temps et capacité à organiser et à coordonner plusieurs projets simultanément.

• Expérience avec les outils Concur et Workday un atout

VOUS-MÊME (COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES)

• Communiquer avec les autres en faisant preuve de respect, d’inclusion et d’appartenance.

• Un dévouement qui s’étend au-delà du travail pour l’équipe et vos collègues.

• Joueur d’équipe flexible, prêt à faire ce qu’il faut pour que le travail soit fait; flexible et aimant les défis.

• Capacité à faire preuve de discrétion sur des questions confidentielles.

• Flexibilité pour s’adapter à l’évolution du paysage, et ingéniosité pour résoudre les problèmes.

• Capacité à planifier et anticiper les problèmes qui peuvent se présenter à l’avenir.

ÉGALITÉS DES CHANCES POUR L’EMPLOI

Nous sommes des gens passionnés et engagés envers nos employés et allons au-delà de la rhétorique de la diversité et de l’inclusion. Vous travaillerez dans un environnement inclusif et serez encouragé à être vous-même au travail. Nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour vous aider à concilier avec succès votre travail et votre vie privée. En tant qu’entreprise en pleine croissance, nous vous encouragerons à développer vos aspirations professionnelles et personnelles, à vivre de nouvelles expériences et à apprendre des personnes talentueuses avec lesquelles vous travaillerez. C’est le talent qui compte pour nous et nous encourageons les candidatures de personnes sans distinction de sexe, de race, d’orientation sexuelle, de religion, d’âge, de handicap ou de responsabilités familiales.

Ticketmaster Canada offrira des mesures adaptées pour les personnes handicapées qualifiées lors du processus d’embauche. Si vous éprouvez des difficultés à utiliser notre système de candidature en ligne et que vous avez besoin de mesures adaptées en raison d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à [email protected]. Veuillez noter que cette boîte de réception est limitée aux demandes de mesures adaptées. Les CV vers cette boîte de réception ne seront pas pris en compte. #LI-Onsite